Excel là một phần mềm tính toán khá hữu dụng và không thể thiếu trong việc quản lý tài sản của doanh nghiệp. Nhưng với công cụ này khi dữ liệu ngày càng lớn, nhu cầu trích xuất và tìm kiếm dữ liệu càng tăng thì việc sử dụng excel sẽ trở thành rào cản cho công ty. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý được coi là giải pháp tối ưu nhất thay cho công cụ này.
Dữ liệu nhiều, nhập liệu mệt mỏi
Việc quản lý tài sản đòi hỏi rất nhiều thông tin, tuy nhiên với một khối lượng dữ liệu lớn, khi tiến hành nhập liệu sẽ gặp rủi ro dẫn đến nhập thiếu thông tin và người dùng phải tiến hành tìm kiếm và nhập bổ sung. Quá trình này gây tiêu tốn thời gian và dữ liệu được tìm kiếm chưa chắc chắn sẽ chuẩn xác.
Dữ liệu tài sản nhiều
Với phần mềm thì khác, các quy trình quản lý được tạo ra theo từng trình tự nghiệp vụ. Với các trường thông tin yêu cầu, các danh mục tài sản, sản phẩm đã được tạo sẵn, có trang bị thêm chức năng kiểm soát tự động nhằm tránh việc sai sót khi nhập liệu. Giúp cho khâu nhập liệu diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.
Kiểm kê tài sản gây tiêu tốn thời gian
Công việc kiểm kê lại tài sản luôn là một công việc khó khăn và tiêu tốn nhiều nguồn lực từ việc rà soát lại chứng từ, đối chiếu công nợ cho đến việc chuẩn bị báo cáo tài chính…Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý tài sản ngay từ ban đầu, sẽ giúp mọi tài sản của doanh nghiệp đều được số hóa và công việc sẽ tiết kiệm thời gian hơn. Vòng đời và quá trình sử dụng của tài sản sẽ được quản lý chặt chẽ và phân rõ đến từng bộ phận, cá nhân sử dụng.
Nhờ vậy, quá trình kiểm kê sẽ diễn ra nhanh hơn, bộ phận kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu tình hình tài sản thực tế với các dữ liệu đã được lưu trữ trên phần mềm.
Quản lý tài sản không tập trung
Với các doanh nghiệp có quy mô lớn sẽ được chia thành các đơn vị hoặc chi nhánh cấp con. Nếu chỉ dùng excel là công cụ quản lý tài sản thì thông tin sẽ bị rời rạc không đồng nhất quản lý giữa các đơn vị. Do vậy, lãnh đạo chỉ có thể nắm rõ được tình trạng và số lượng tài sản hiện có của từng bộ phận. Việc theo dõi này sẽ trở nên nhất quán và tập trung hơn nếu quản lý thông qua phần mềm.
Chờ đợi lâu để xem được báo cáo quản lý
Với cách làm truyền thống, người quản lý phải chờ đợi trong một khoảng thời gian dài trước khi xem được báo cáo thống kê số lượng tài sản hiện có. Nhưng với phần mềm, việc truy xuất báo cáo sẽ được diễn ra song song với quá trình tổng hợp dữ liệu của nhân viên. Đồng thời, lãnh đạo còn có thể xuất dữ liệu báo cáo để lưu trữ làm số liệu đối sánh thực tế.
Tài sản bị phân lẻ, không tập trung
Không theo dõi được chi tiết quá trình sử dụng tài sản
Việc không thể nắm được tình hình sử dụng tài sản, sẽ khiến doanh nghiệp không đề xuất được bổ sung hay thay thế tài sản. Nếu sử dụng phần mềm trong quản lý, việc nắm bắt tình hình sử dụng và lên kế hoạch mua sắm vật tư sẽ ngày càng thực tế hơn.
Excel là công cụ hỗ trợ quản lý tuyệt vời, nhưng không phải lúc nào cũng đem lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Việc sử dụng đồng thời quản lý tài sản bằng excel và phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác quản lý nguồn lực của mình.