Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới người dùng cách quản lý văn bản đến và đi nhằm mang lại hiệu quả quản lý dữ liệu hồ sơ, tập tin cho doanh nghiệp.

Quản lý văn bản đến và đi hiệu quả nhất

Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là loại văn bản được gửi từ nhiều nguồn khác nhau. Nên quy trình phân loại và lưu trữ được đánh giá là khá phức tạp. Chính vì vậy với bộ phận tiếp nhận văn bản cần phải đảm bảo quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản hiệu quả.

Tất cả các văn bản, công văn đến cần được tập trung để tiến hành các thủ tục tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao và lưu trữ. Thông tin của văn bản phải được nhập liệu vào hệ thống lưu trữ để tiện cho quá trình truy xuất dữ liệu và báo cáo.

Quản lý văn bản đi

Văn bản đi được phát hành ra ngoài cần được đảm bảo đúng chuẩn theo mẫu quy định của doanh nghiệp. Mỗi văn bản đều phải được đánh mã số mà lưu trữ lại trên phần mềm hoặc hồ sơ. Trước khi gửi tới các đơn vị ngoài, văn bản này cần có sự xem xét và phê duyệt của các cấp lãnh đạo.

Việc chuyển phát hoặc gửi tập tin văn bản cần đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng và bảo mật tuyệt đối. Với những thông tin văn bản đã được lưu trữ, bộ phận kiểm soát dữ liệu cũng cần rà soát lại toàn bộ thông tin để tránh có sai sót xảy ra.

Phần mềm quản lý văn bản đến và đi chuyên nghiệp

Việc lưu trữ văn bản đến và đi bằng các phương thức thủ công thường không đem lại hiệu quả cao, gây tốn kém thời gian, không gian lưu trữ và khó khăn trong công tác quản lý khi dễ dàng bị mất cắp.

Trong công tác quản lý văn bản, doanh nghiệp thường sử dụng chủ yếu là lưu trữ thông tin trên word và excel bằng cách thiết lập các thư mục và tập tin. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là khi dữ liệu văn bản lớn, việc lưu trữ sẽ bị hạn chế bởi dung lượng lưu trữ hoặc gặp rủi ro gây mất mát thông tin khi có trục trặc về thiết bị hoặc hỏng hóc liên quan đến phần cứng lưu trữ.

Với mong muốn đưa ra giải pháp lưu trữ văn bản tối ưu nhất nhằm giúp doanh nghiệp khắc phục được những hạn chế của các phương pháp khác. Thuần Việt SOFT đã tiến hành xây dựng và đưa ra thị trường phần mềm quản trị nhân sự GOLD HRM.

Phần mềm của chúng tôi không chỉ hỗ trợ tổ chức kinh doanh trong công tác quản lý nhân viên mà còn hỗ trợ công tác quản lý văn bản, tài sản, công, lương, đào tạo và tuyển dụng nhân sự.

Ứng dụng GOLD HRM được thiết kế để có thể sử dụng trên tất cả các loại thiết bị như trên PC, điện thoại thông minh, ipad…Không gian lưu trữ dữ liệu lớn, giao diện bắt mắt, thông tin trả ra chính xác và bảo mật cao. Nên đây là phần mềm được các doanh nghiệp rất ưa chuộng hiện nay.

Để việc quản lý văn bản đến và đi đạt hiệu quả, đòi hỏi các tổ chức kinh doanh phải nắm vững các phương thức quản lý. Đồng thời sử dụng các công cụ mới giúp đem lại hiệu quả quản lý tốt nhất.