Trong công tác quản trị nhân sự tại các công ty, doanh nghiệp, việc giám sát, xây dựng kế hoạch định biên nhân sự là yếu tố cốt lõi phục vụ cho mục đích tuyển dụng và hoạch định nguồn lực lao động. Vậy nguyên tắc nào giúp doanh nghiệp định biên nguồn lực hiệu quả? Hãy khám phá ngay dưới đây.

Không thể phủ nhận những lợi ích cũng như vai trò quan trọng mà quá trình định biên nhân sự đem lại trong quá trình tuyển dụng và quản trị nguồn lực. Đề cập đến vấn đề định biên nguồn lực sẽ không có một quy chuẩn chung cho quá trình này. Tuy nhiên, nguyên tắc định biên thường dựa vào 3 nhóm yếu tố sau:

Tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc thứ nhất về tỷ lệ tương quan chính là tỉ lệ tăng hoặc giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng hoặc giảm của mức doanh thu với doanh nghiệp

+ Ví dụ: Với các công ty có quy mô lớn, việc thay đổi nhân sự có tính quy luật cao. Doanh thu vào năm 2018 của đơn vị tăng ở mức 30% thì định biên về nguồn lực sẽ tăng 20%.

Nguyên tắc thứ 2 đề cập đến sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp, ở đây là đơn vị kinh doanh hoặc sản xuất với vị trí gián tiếp.

+ Ví dụ: Công ty đã có thống kê dữ liệu điều tra của nhiều năm liên tiếp thì với con số trực tiếp là 65%  và gián tiếp là 35% thì quản lý và nhân viên sẽ là 15% dành cho quản lý và còn lại biểu thị cho nhân viên.

Nguyên tắc thứ 3 chính là tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp.

+ Ví dụ: Chi phí/Doanh thu là 78% thì quỹ lương của quản lý và nhân viên sẽ giao động trong khoảng 22% đến 78%.

Định mức lao động

Nguyên tắc định mức lao động trong quá trình định biên nhân sự sẽ bao gồm 4 yếu tố sau:

–        Theo khối lượng: Ví dụ hoạt động sản xuất 30 sản phẩm/ca/người hay 100 sản phẩm/ca làm/dây chuyền hoặc 20 khách hàng được phục vụ/ngày.

–        Theo đối tượng phục vụ: Ví dụ 1 nhân viên nhân sự sẽ phục vụ tương đương với khoảng 30 lao động trong 1 công ty.

–        Theo chỉ tiêu hệ suất: Ví dụ tập hợp các chỉ tiêu về doanh thu như 10 tỷ/năm hoặc số lượng mặt hàng cần bán được là 200 sản phẩm hiệu suất theo chỉ tiêu hệ suất thường áp dụng chủ yếu cho khối ngành kinh doanh.

–        Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp: Ví dụ như số lượng chứng từ đã hoàn thành, hay số báo cáo nhân với tần suất trong năm hoặc số giao dịch được thực hiện trong ngày.

Nguyên tắc tần suất và thời lượng

Nguyên tắc về tần suất và thời lượng được tính dựa trên cơ cấu chức danh, tần suất và thời gian thực hiện công việc.

Ví dụ: Với một nhân lực kế toán chi phí sẽ bao gồm các nhiệm vụ như kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán hàng ngày. Lập báo cáo cho từng ngày, từng tháng. Hoàn thiện thanh quyết toán các khoản cuối năm.

Để đem lại kết quả định biên nhân sự đạt hiệu quả, các công ty và doanh nghiệp cần nắm rõ những thông tin cơ bản về các nguyên tắc định biên. Từ đó áp dụng một cách chính xác và giúp làm tăng nguồn lực cũng như doanh số của doanh nghiệp.