Giải pháp quản lý tài sản hiệu quả hiện nay được xem là vấn đề rất quan trọng với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Nhưng tại một số các công ty, việc quản lý nguồn tài nguyên này chưa thực sự hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ tới các doanh nghiệp một số nguyên tắc “ Vàng” nhằm nâng cao hiệu quả cho quá trình này.

Nguyên nhân nào khiến việc tài sản được quản lý chưa hiệu quả?

Quản lý tài sản là hình thức quản lý tập trung lượng tài sản lớn của các công ty. Công việc này không chỉ giúp doanh nghiệp biết được tình trạng hiện tại của tài sản, mà còn giúp người dùng biết được việc sử dụng tài sản có thực sự hiệu quả trong doanh nghiệp.

Tại doanh nghiệp, việc quản lý nguồn thiết bị, vật tư lao động không đem lại kết quả như mong đợi, đồng thời gây lãng phí thời gian và công sức cũng như chi phí do trong quá trình thực hiện bị vướng mắc trong một số vấn đề sau:

Số lượng tài sản quá lớn và không tập trung: Đây được đánh giá là nguyên nhân hàng đầu khi tiến hành kiểm tra và thống kê lại số lượng vật tư hiện có gặp khó khăn và rất dễ mắc sai sót.

Phương pháp kiểm kê tài sản không hợp lý: Việc phân bổ nguồn lực kiểm tra và quản lý tài sản không rõ ràng rành mạch và thống nhất sẽ khiến cho việc thống kê số tài sản hiện có của doanh nghiệp gặp những vấn đề không đáng có.

Phương pháp quản lý thủ công: Việc thống kê và lưu trữ số liệu về vật tư của doanh nghiệp bằng các phương thức truyền thống thường không đem lại hiệu quả. Vì dữ liệu được quản lý không tập trung, không theo một chuẩn nguyên tắc nhất định nên có thể bị mất mát thông tin.

Nguyên tắc “ Vàng “ trong quản lý tài sản của doanh nghiệp

Để quy trình quản lý diễn ra dễ dàng và tiết kiệm, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy tắc trong việc quản lý tài sản như:

Mọi tài sản trong doanh nghiệp cần phải có một bộ hồ sơ riêng biệt bao gồm các giấy tờ như: Hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản giao nhận và một số giấy tờ khác. Với mỗi loại cần được đánh mã hoặc số hiệu riêng biệt nhất.

Quản lý, kiểm kê vật tư đặc biệt là các tài sản cố định cần phải thống kê được giá, hao mòn và giá trị thực còn lại khi thống kê. Ở đây, giá trị còn lại được thống kê sẽ bằng hiệu số giữa nguyên giá ban đầu trừ đi số lượng hao mòn.

Với những tài sản không được sử dụng đến hoặc chờ được thanh lý, các công ty cần thực hiện quản lý và bảo quản theo quy định hiện hành của doanh nghiệp, nhà nước. Các công ty cần phải thực hiện quản lý với những tài sản đã hết khấu hao nhưng vẫn tham gia vào quá trình kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.

Việc quản lý tài sản phụ thuộc vào nhiều yếu tố và các phương thức khác nhau. Sẽ thật sai lầm nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phương thức quản lý vật tư theo kiểu sổ sách cũ mà không áp dụng các phương thức quản lý mới như sử dụng phần mềm GOLD HRM. Hãy là doanh nghiệp thông minh trong bài toán quản lý trang thiết bị của mình.