Phần mềm GOLD HRM là hệ thống quản trị nhân sự và hỗ trợ quản lý văn bản với đầy đủ các tính năng. Giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác quản lý dữ liệu, bên cạnh đó góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trên thị trường.
Quản lý các nhóm văn bản trên phần mềm
Quản lý nhóm văn bản đến
Khi tiếp nhận một văn kiện hay hồ sơ được chuyển đến từ mọi nguồn, người tiếp nhận văn bản sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và xác định nguồn gửi của văn bản đó.
Với các phương thức kiểm tra cũ, việc thống kê các văn bản được chuyển đến doanh nghiệp là điều rất khó khăn và mất thời gian, vì kết quả thường được thống kê bằng tay. Việc này có thể dẫn đến việc thống kê xảy ra sai sót. Bởi số lượng văn kiện được gửi đến doanh nghiệp trong ngày với các doanh nghiệp có quy mô rộng là rất lớn.
Với phần mềm GOLD HRM, khi có văn bản đến, nhân viên chỉ cần nhập thông tin sơ bộ của văn kiện bằng cách nhấn thêm, sau đó đẩy file dữ liệu lên nếu đó là dữ liệu tập tin. Việc này giúp làm giảm bớt thời gian của nhân sự. Hơn thế, giúp đảm bảo dữ liệu được lưu lại lại có độ chính xác và bảo mật tuyệt đối.
Quản lý nhóm văn bản đi
Tương tự như việc quản lý văn bản đến, với những văn kiện được gửi đi tới các đơn vị ngoài doanh nghiệp. Trước khi gửi văn bản đi, nhân viên chỉ cần vào nhóm văn bản đi, thực hiện thao tác nhấn thêm. Nhằm thêm thông tin và file tập tin sẽ được gửi.
Bên cạnh đó, để tiện cho việc thao tác và truy xuất dữ liệu của người dùng phần mềm. Với GOLD HRM, người sử dụng còn có thể xem chi tiết và cập nhật những thông tin mới cho văn bản gửi đi. Thêm mới văn bản bằng cách tải file excel dữ liệu. Hệ thống còn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tra cứu các văn kiện đã được gửi đi. Cập nhật danh sách văn kiện gửi đi mới hoặc thao tác xóa những văn kiện được lưu nháp, lưu sai thông tin.
Quản lý nhóm văn bản nội bộ
Văn bản được chuyển giao nhằm mục đích sử dụng trong nội bộ, để quản lý vấn đề này, doanh nghiệp chỉ cần vào mục Văn bản nội bộ trong mục quản lý văn bản tại hồ sơ nhân sự. Với mỗi văn bản hệ thống đều ghi nhận ngày phát hành của văn bản và gán cho văn kiện một số hiệu nhất định. Từ đó tránh được việc văn kiện lưu bị trùng và đưa ra được giải pháp xử lý vấn đề này.
Một số chức năng khác liên quan đến quá trình quản lý văn bản
Với các phần mềm quản lý văn kiện, văn bản khác, các nhóm văn bản thường là cố định trong 3 nhóm chính là : Văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ. Điều này sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi phát sinh thêm nhóm văn bản mới do đặc thù của từng công ty.
Nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề khó khăn này, phần mềm quản trị nhân sự GOLD HRM cho phép người dùng có thể thao tác thêm các danh mục nhóm văn bản mới tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng.
Quản lý văn bản là công việc khá dễ dàng tuy nhiên lại gây nhiều khó khăn khi sử dụng lưu trữ và quản lý bằng các phương thức truyền thống. Với GOLD HRM, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu các văn kiện một cách thuận tiện, nhanh chóng và tiết kiệm hơn.