Quản lý văn bản là công việc quan trọng trong mỗi cơ quan và doanh nghiệp. Trong công tác quản lý này văn bản cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm. Đồng thời tránh được những rủi ro gây mất mát và thiếu sót của đơn vị.
Lợi ích của việc quản lý văn bản
Công tác quản lý văn bản trong doanh nghiệp giúp các đơn vị kinh doanh thiết lập được quy trình quản lý tư liệu và các văn kiện một cách chặt chẽ, thông suốt. Lưu trữ thông số cho các văn kiện đến, đi và nội bộ của doanh nghiệp tránh rủi ro thất thoát và bị lộ thông tin.
Dữ liệu lưu trữ được quản lý và sắp xếp để có thể dễ dàng tìm kiếm, không gian lưu trữ thông tin cần được phân loại và sắp xếp một cách hợp lý để thuận tiện cho việc tra cứu và theo dõi khi cần thiết. Quá trình đổi mới phương thức lưu trữ văn bản giúp doanh nghiệp nâng cao được hiểu quả quản lý của doanh nghiệp.
Các hình thức quản lý văn bản được doanh nghiệp sử dụng phổ biến hiện nay
Lưu trữ văn bản thông qua hồ sơ, trên giấy tờ
Phương pháp lưu trữ thông tin văn kiện là phương pháp truyền thống được thực hiện một cách thủ công và được áp dụng phổ biến trong mọi doanh nghiệp trước khi có sự xuất hiện của các công cụ mới như excel, word hay phần mềm.
Lưu trữ văn bản trên giấy tờ
Tuy nhiên, việc sử dụng lưu trữ văn bản trên giấy thường đem lại hiệu quả quản lý không cao, gây tiêu tốn thời gian, chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp. Dữ liệu trên giấy thường được thanh lọc trong một khoảng thời gian nhất định vì vậy việc mất mát dữ liệu là điều không tránh khỏi.
Quản lý văn bản trên word và excel
Việc cải thiện công tác lưu trữ văn kiện và thông tin văn bản từ giấy sáng công cụ excel hay word được đánh giá như một giải pháp đem lại hiệu quả cao. Dữ liệu được lưu trữ tập trung hơn, tuy nhiên một vài hạn chế của excel và word có thể kể đến như việc dữ liệu văn bản ngày càng lớn thì excel hay word dung lượng lưu sẽ bị hạn chế. Bên cạnh đó, để xem được báo cáo người dùng sẽ tiêu tốn một khoảng thời gian để có thể thống kê và đưa ra số liệu chính xác.
Công cụ word và excel trong quản lý văn bản
Khi lưu trữ bằng công cụ này, thông tin có thể thiếu tính chính xác hay bị mất dữ liệu khi các thiết bị phần cứng lưu trữ gặp sự cố.
Sử dụng phần mềm lưu trữ – giải pháp tối ưu nhất hiện nay
Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp để quản lý văn bản hiện nay được đánh giá là phương pháp quản lý tối ưu nhất với mọi doanh nghiệp. Với dung lượng lưu trữ lớn, các hệ thống quản lý giúp cho đơn vị quản lý thông tin một cách khoa học và đem lại hiệu quả.
Phần mềm là giải pháp tối ưu nhằm khắc phục những hạn chế khi lưu trữ bằng các phương pháp thủ công hay bằng excel. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. Hỗ trợ người dùng quản lý dữ liệu một cách tập trung, theo dõi báo cáo thông tin tại các thời điểm khác nhau. Nhờ việc đồng bộ hóa dữ liệu, quản lý có thể tìm kiếm và truy cập tra cứu, xuất dữ liệu từ xa thông qua mạng internet bằng các thiết bị thông minh như điện thoại, ipad…
Sử dụng phần mềm GOLD HRM trong lưu trữ văn bản
Một trong những phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý được nhiều cơ quan và công ty đánh giá cao như phần mềm quản trị nhân sự GOLD HRM. Hệ thống không chỉ cung cấp giải pháp quản lý văn bản hiệu quả mà còn cung cấp tới người dùng các chức năng khác như quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương, công và KPI của người lao động…
Quản lý văn bản luôn là nỗi lo của nhiều đơn vị nhất là khi số lượng thông tin văn bản cần lưu trữ ngày một tăng. Để giải quyết vấn đề trên, việc tối ưu hóa quá trình quản lý văn kiện bằng cách sử dụng phần mềm để lưu trữ là sự lựa chọn đúng đắn với các doanh nghiệp hiện nay.