Đọc các tài liệu về định biên hầu hết đều mang rất nhiều tính lý thuyết, càng đọc càng mông lung và chả ai chỉ cho bạn một cái gì đó cụ thể cả.

Đây chính là lý do chúng tôi viết bài viết này, vì trong quá trình xây dựng sản phẩm chúng tôi cũng phải tìm tòi nghiên cứu vừa triển khai cho khách hàng cụ thể vừa phải tổng quát hóa để có thể áp dụng cho các khách hàng khác.

Bài toán định biên

Có thể nói rất đơn giản thế này: Định biên là việc tính toán ra số lượng tối ưu nhân sự cho một vị trí.

Tối ưu ở đây có nghĩa là: không thừa và không thiếu. Thiếu có nghĩa là không đảm bảo hoạt động kinh doanh, thừa có nghĩa quỹ lương sẽ bị phình ra.

Đây chính là lý do mà định biên trở thành bài toán quan trọng trong quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý nhân sự nói riêng.

Hãy xét ví dụ cụ thể: Bài toán thu ngân trong siêu thị

Nếu bạn mới bắt đầu mở kinh doanh: Bạn có 1 siêu thị, 3 quầy thu ngân, 2 ca. Đơn giản phải không? Như vậy bạn cần 6 thu ngân (3 thu ngân 1 ca)

Sau khi đi vào hoạt động, bạn nhận ra rằng, ngày thường ít khách, 3 thu ngân chỉ 1 hoặc 2 thu ngân làm việc nhưng cuối tuần thì lại đông khách, 3 thu ngân không kịp thanh toán khiến khách phải chờ.

Và bạn bắt đầu điều chỉnh, giảm ngày thường thu ngân còn 2, ngày cuối tuần thu ngân lên 4.

Đó chính là định biên. Nhưng định biên này đơn giản và ở mức CẢM TÍNH.

Giải quyết bài toán định biên

Hãy quay lại ví dụ trên. Để đưa ra con số 2 hay 3 hay 4, chúng ta sẽ mô hình hóa để đưa định biên về dạng bài toán cụ thể

Nhân viên thu ngân làm việc khi khách hàng thanh toán. Do đó số lượng đơn hàng và số mặt hàng trung bình là thước đo cho công việc của thu ngân.

Số lượng đơn hàng và số mặt hàng trung bình/đơn: chúng ta có thể thống kê sau khi hoạt động

Giả sử ở đây: 1 Ca ngày thường: 1000 đơn x 3 mặt hàng trung bình 1 đơn, Ca Cuối tuần 2000 đơn x 2 mặt hàng trung bình 1 đơn

Thời gian 1 ca là 8 tiếng

Thời gian trung bình xử lý 1 mặt hàng là 10 giây

Thời gian trung bình in hóa đơn là 20 giây.

Thời gian chờ chuyển giữa 2 khách hàng là 20 giây

Chúng ta sẽ tính toán ra thời gian để xử lý 1000 đơn hàng với trung bình 3 mặt hàng 1 đơn là:

= Thời gian chờ chuyển + thời gian in hóa đơn + số mặt hàng x thời gian xử lý

= 999 * 20 + 1000 * 20 + 1000 * 2 * 10 = 59,980 giây = 1000 phút = 16.66 giờ

Mỗi thu ngân sẽ xử lý trung bình 8 giờ như vậy 2 bạn thu ngân tương đương 16 giờ sẽ xử lý ổn khối lượng công việc của ca ngày thường.

Tương tự chúng ta sẽ tính ra được số thu ngân cần trong ngày cuối tuần là 4 thu ngân.

Mô hình hóa bài toán định biên

Ở mỗi công ty, mỗi vị trí và từng thời gian sẽ có các yêu cầu định biên khác nhau nhưng chúng ta có thể mô hình hóa tổng quát như sau

Tham số định biên: Là các giá trị số phát sinh trong quá trình hoạt động như: Số lượng đơn hàng, Số lượng món, Số lần đi lại…

Bảng miêu tả công việc cho vị trí: Là nội dung chi tiết các công việc mà nhân viên ở vị trí đó phải làm. Ví dụ: Đi lên thuế, Nhập liệu vào máy… Với từng công việc chúng ta sẽ xem xét xem công việc đó phát sinh

Chi phí: Chi phí sau khi lên định biên để so xem có vượt ngoài chi phí quỹ lương cho phép hay không

Định biên = Tổng thời gian cần làm / Thời gian làm của nhân viên tối đa

Trong hệ thống Gold HRM, sau khi khai báo thiết lập, bạn sẽ có được báo cáo định biên như sau

Bạn có thể đăng ký sử dụng thử tại đây