Quản lý văn bản bằng phần mềm từ lâu đã được coi là giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp cải thiện quá trình quản lý tư liệu và thông tin hồ sơ thay thế cho các phương thức quản lý truyền thống. Quản lý hiệu quả nhưng không phải phần mềm nào cũng đem lại chất lượng tốt nhất cho doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý nào? Hãy cùng chúng tôi đi tìm đáp án cho câu hỏi trên.
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản – xu hướng mới của thời đại công nghệ số
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc sử dụng phần mềm trong công tác quản lý văn bản được các doanh nghiệp cả trong và ngoài nhà nước ta đặc biệt ưa chuộng và dần trở nên phổ biến. Trong công tác hành chính, việc áp dụng phần mềm trong công tác lưu trữ, quản lý là công cụ “ Cứu cánh” giúp cải cách và hỗ trợ công việc hành chính một cách đắc lực.
Sử dụng lưu trữ văn bản bằng phần mềm
Việc sử dụng các công cụ lưu trữ như excel, word hay lưu trên giấy tờ, sổ sách sẽ trở nên khó khăn hơn với mọi doanh nghiệp hay các tổ chức kinh doanh khi số lượng thông tin cần lưu trữ tăng lên. Việc tiêu tốn thời gian, nguồn lực và chi phí để xử lý dữ liệu và phân loại chúng sẽ khiến công việc quản lý có thể dẫn đến hiệu suất công việc không cao, sai sót gây mất mát dữ liệu trong quá trình di chuyển.
Khi dùng phần mềm quản lý, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm. Toàn bộ dữ liệu về văn bản được cập nhật và lưu trữ trực tiếp trên hệ thống. Người dùng có thể truy cập để xem thông tin ở bất cứ đâu tại bất cứ thời điểm nào. Vừa bảo mật thông tin vừa giúp hạn chế khả năng lộ thông tin dữ liệu doanh nghiệp ra bên ngoài.
GOLD HRM phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp nhất hiện nay
Hiện nay, phần mềm quản lý GOLD HRM được thiết kế bởi Thuần Việt SOFT là phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp được nhiều đơn vị sử dụng và đánh giá cao. Chúng tôi là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực khai thác và xây dựng các công cụ quản lý nhân sự dựa trên các công nghệ hiện đại. Hệ thống của chúng tôi được ứng dụng công nghệ đa nền tảng, giúp người dùng lưu trữ và truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng. Giải pháp tiện dụng với người dùng khi có thể truy cập thông tin doanh nghiệp ở bất cứ đâu trên máy tính, điện thoại hay bất kỳ một thiết bị thông minh hỗ trợ.
Công cụ quản lý văn bản GOLD HRM
GOLD HRM là một phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu, mang đến các giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự trong đó có quản lý văn bản. Với phân hệ quản lý tư liệu này, chúng tôi đã ưu việt quá trình trong công tác quản lý như:
Quản lý văn bản đến: Hệ thống có chức năng tiếp nhận thông tin văn bản đến từ những thông tin được người dùng khai báo. Phân loại, phê duyệt và tìm kiếm văn bản trực tiếp, chính xác.
Quản lý văn bản đi: Tương tự như với văn bản đến, chức năng quản lý dữ liệu đi giúp nhập thông tin văn bản cần chuyển đi vào hệ thống sau đó gửi đến các phòng ban có liên quan chờ phê duyệt và nhận thông báo trả về khi dữ liệu đã được duyệt.
Văn bản nội bộ: Dữ liệu văn bản được điều chuyển và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp cũng được lưu trữ trên phần mềm. Người sử dụng phần mềm có thể truy cập mọi lúc để tìm kiếm và truy xuất báo cáo văn bản.
Chúng tôi hi vọng rằng, với những thông tin được chia sẻ ở trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn được phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp để sử dụng cho công tác lưu trữ dữ liệu và thông tin hồ sơ của mình.