Việc chấm công bảo vệ chính xác và khoa học bên cạnh việc thiết lập được tính nguyên tắc trong công việc mà còn tạo động lực tối đa cho mỗi lao động trong doanh nghiệp. Để đảm bảo dữ liệu chấm công chính xác, các tổ chức nên sử dụng công cụ excel hay phần mềm để chấm công nhân viên?

Doanh nghiệp được gì khi chấm công bảo vệ bằng phần mềm

Chấm công lao động là công việc có mối quan hệ mật thiết tới các hoạt động khác của một doanh nghiệp như quản lý thời gian làm việc, hiệu suất công việc và trả lương cho nhân viên. Do đó, đòi hỏi các dữ liệu chấm công tại doanh nghiệp phải đảm bảo có độ chính xác tuyệt đối.

So với các phương thức chấm công nhân viên, nhất là khi chấm công bảo vệ bằng phương pháp nhập tay hay sử dụng excel thường mang tới hiệu quả không cao và có thể xảy ra sai sót. Tuy nhiên, với việc sử dụng phần mềm chấm công nhân viên, doanh nghiệp sẽ giải quyết được những vấn đề khó khăn trong công tác quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Những lợi ích mà việc chấm công bằng phần mềm mang lại cho doanh nghiệp như:

+ Đồng bộ quy trình chấm công và tính lương của doanh nghiệp

+ Dữ liệu chấm công có độ chính xác cao và không xảy ra gian lận.

+ Thực hiện chấm công trên nhiều ứng dụng khác nhau có tích hợp phần mềm như chấm công qua máy chấm vân tay hoặc chấm công thông qua app điện thoại được cài đặt trên các thiết bị di động thông minh. Ví dụ như app GOLD HRM của công ty Thuần Việt SOFT… Từ đó, có thể cập nhật số công làm việc của mỗi nhân viên vào hệ thống, theo quy trình tính lương gắn với các chỉ số, tiêu chí, đảm bảo việc tính lương chính xác hơn.

+ Đồng bộ dữ liệu nên dễ dàng tìm kiếm thông tin và truy xuất báo cáo.

+ Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và nguồn lực cho việc thống kê bảng công, tính toán lương tháng cho từng lao động công ty. Bởi quy trình tính lương và quản lý bảng công được diễn ra một cách tự động.

+ Quản lý được các hoạt động phát sinh của lao động trong quá trình chấm công, nhất là với chấm công bảo vệ như xin tăng ca, nghỉ làm, đổi ca hay nghỉ phép.

+ Hạn chế được các sai sót trong quá trình tổng hợp công lao động.

Chấm công bằng công cụ excel

Chấm công bằng công cụ excel hiện nay được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến trong công tác quản lý thời gian làm việc và tính lương của nhân viên. Với các thao tác đơn giản, các bộ phận nhân sự của tổ chức kinh doanh có thể nhanh chóng cập nhật dữ liệu công nhân viên một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí so với phương thức ghi nhận bằng tay thủ công. Tuy nhiên, bên cạnh một số ưu điểm mà excel mang đến, công cụ này cũng tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục.

Excel thường được sử dụng để chấm công bảo vệ tại các đơn vị có quy mô nhỏ và tầm trung với số lượng nhân viên và lao động không nhiều. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có quy mô lớn dữ liệu lưu trữ trên excel sẽ bị hạn chế, dữ liệu chậm và dễ xảy ra sai sót.

Dữ liệu công lưu trên excel thường tồn tại thành các tệp hay file lên khi xảy ra sự cố với các phần cứng của thiết bị lưu trữ, nguồn dữ liệu này thường dễ bị mất và không thể khôi phục lại. Bên cạnh đó, dữ liệu chấm công bảo vệ, nhân viên thường khó tìm kiếm và chế độ bảo mật không cao, thông tin dễ bị đánh cắp và sửa đổi.

Việc sử dụng lưu trữ dữ liệu chấm công và tính lương bằng phần mềm hay bằng excel đều mang lại nhiều lợi ích giúp các tổ chức kinh doanh quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng quy mô kinh doanh mà các công ty sẽ lựa chọn công cụ phù hợp để giúp quản lý dữ liệu chấm công bảo vệ, lao động đem lại kết quả và tiết kiệm chi phí.