Với khối lượng dữ liệu ngày càng nhiều thì việc lưu trữ văn bản bằng các phương pháp thủ công rất dễ gặp rủi ro. Để thay thế cho phương pháp quản lý văn bản cũ, các phần mềm quản lý tài liệu được coi là giải pháp khoa học, đáp ứng được các nhu cầu lưu trữ rộng lớn và bảo mật về thông tin.
Lợi ích khi quản lý văn bản bằng phần mềm
Trong một vài năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ thì việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ thông tin thay cho các cách làm truyền thống được ứng dụng rất nhiều trong các cơ quan, doanh nghiệp. Thay vì lưu văn bản bằng phương pháp thủ công truyền thống như lưu trữ trong tủ, hòm… thì tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý.
Nếu như với các phương pháp cũ việc tra cứu, tìm kiếm và lưu trữ tài liệu thường tốn rất nhiều thời gian. Đồng thời cần một không gian rộng để chứa đựng tài liệu, với các văn bản cũ thường phải tiêu hủy sau một khoảng thời gian nhất định để tránh sự quá tải. Nhằm khắc phục tình trạng trên, phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp doanh nghiệp số hóa được dữ liệu, mật mã hóa được thông tin.
Bên cạnh đó chúng cũng giúp đơn giản hóa quá trình lưu trữ dữ liệu. Khi cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản, hệ thống sẽ trả ra thông tin tìm kiếm trong khoảng thời gian rất ngắn và có độ chính xác tuyệt đối.
Việc áp dụng phần mềm vào việc quản lý tập tin văn bản, giúp doanh nghiệp thiết lập được một quy trình quản lý chặt chẽ. Ngoài ra, phần mềm còn có thể lưu trữ được dung lượng lớn các thông tin, kết nối quản lý qua mạng nội bộ, giúp người dùng dễ dàng thao tác tìm kiếm từ xa. Mà không tốn công sức và thời gian. Một ưu điểm không thể không đề cập đến khi sử dụng hệ thống lưu trữ công nghệ, đó chính là tính bảo mật tuyệt đối, tránh thất thoát và mất mát thông tin.
Việc sử dụng phần mềm lưu trữ là cần thiết tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng đem lại hiệu quả tuyệt đối cho doanh nghiệp.
GOLD HRM giải pháp quản lý văn bản cho doanh nghiệp
Giải pháp lưu trữ thông tin văn bản bằng hệ thống quản trị nhân sự GOLD HRM sẽ giúp cho các công ty, doanh nghiệp giải quyết được các bài toán về lưu trữ dữ liệu. Việc số hóa văn bản mang tính bảo mật cao, thông tin văn quản được quản lý chặt chẽ. Bên cạnh đó là việc dễ dàng thao tác, tìm kiếm thông tin với kết quả trả ra chuẩn xác tới từng con số.
Ứng dụng quản lý văn bản thông minh GOLD HRM được sử dụng trên mọi nền tảng công nghệ từ máy tính đến các thiết bị thông minh như điện thoại di động, ipad…Giúp doanh nghiệp dễ quản lý và bảo mật thông tin, đồng thời tiết kiệm được tối đa thời gian, chi phí và nguồn lực.
Lưu trữ, quản lý văn bản là công việc thường xuyên của các công ty và doanh nghiệp. Để quản lý, sắp xếp và quản lý các hồ sơ, thông tin một cách khoa học, dễ dàng khi tìm kiếm, tránh rủi ro mất mát thì việc sử dụng hệ thống lưu trữ có bộ nhớ lớn và bảo mật là rất cần thiết.